Optimisez votre messagerie

messagerie optimiseeLa gestion des mails et de sa messagerie prends de plus en plus de temps…
Il est important de bien gérer son emploi du temps et ses moyens de communiquer.
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Les conseils qui suivent sont rattachés au 5ème écommandement écolomique :"Faire mieux avec moins" ; " Au service des équilibres, la technologie vous mettrez."
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1- Même si vous avez plusieurs adresses mails, qu’elles soient personnelles ou professionnelles, programmez les pour qu’elles soient toutes redirigées sur le même récepteur.
Objectif : vous ne devez ouvrir qu’un seul gestionnaire de messagerie pour consulter l’ensemble de vos mails.


2- Impérativement votre smartphone doit être configuré pour recevoir votre messagerie.
Vous devez pouvoir envoyer, recevoir ou consulter vos mails quel que soit le support (ordinateur hors bureau, tablette, smartphone)

Supprimez tout système de réception attaché à un ordinateur fixe.


3- Ne jetez pas vos mails à la corbeille (hormis les spams et les messages impersonnels inutiles). Deux ans après, vous pourriez avoir besoin de retrouver le contenu d’un message que vous avez rédigé ou reçu de la part d’un interlocuteur tombé dans l’oubli et qui se rappelle à vos bons souvenirs. Une recherche simple peut vous permettre de le retrouver rapidement si vous ne l’avez pas supprimé.


4- Utilisez votre espace de messageries comme moyen de stockage temporaire. Gmail par exemple offre un espace de stockage de plus de 10 gigas, vous pouvez ainsi conserver en ligne des documents que vous souhaitez sauvegarder, conserver et consulter en ligne en vous les envoyant à vous même comme pièce jointe.


5- Tout mail demandant un temps de traitement inférieur à deux minutes doit être traité immédiatement. Dans le cas contraire, vous perdriez du temps à y revenir un peu plus tard.


6- Sauf cas particuliers, ne perdez pas votre temps à classer ou organiser des dossiers thématiques. C’est souvent inutile et chronophage. Si vous avez besoin de retrouver un mail particulier qui correspond à un interlocuteur ou un mot clé précis, vous pourrez le retrouver grâce à l’outil de recherche.


7- Organisez votre emploi du temps pour répondre à vos mails à une heure fixe et régulière dans un temps limité. La programmation de cette tâche de fond devient alors un automatisme qui est réalisé sans stress dans un temps comptabilisé. Dans cet objectif, désactivez les notifications de réception pour ne pas être perturbé dans votre travail.


8- Sauf cas particulier et nécessité de services, ne soyez pas trop réactif à répondre afin de ne pas habituer vos interlocuteurs à la célérité. Si un jour vous êtes indisponible pour réagir rapidement, vos correspondants vont s’en étonner ; autant les habituer tout de suite et montrer que vous êtes occupé par ailleurs et non à leur merci.


9- Placez dans vos brouillons différents textes types de réponses ou d’éléments d’informations afin de faire du copier collé modifié.


10- Dans le même esprit rédigez plusieurs signatures dans lesquelles vous y placerez vos informations pratiques et légales. Plus l’information sera complète, moins vous aurez de précisions à apporter ultérieurement.

Si vous le pouvez et si vous le souhaitez, intégrez une photo d’identité, de préférence ronde pour être plus conviviale. Le fait de placer votre photo personnalisera vos messages qui seront plus facilement mémorisés.

Dans l’intérêt général, placez en fin de signature la mention suivante :

“Pour mieux respecter l'environnement et nos ressources, n'imprimez ce mail que si nécessaire.”


11- Pour chaque mail envoyé, n’hésitez pas à utiliser la fonction de “Copie pour info” ou “copie cachée” pour transmettre votre mail à vos proches collaborateurs ; deux cerveaux valent mieux qu’un pour mémoriser et suivre les actions quotidiennes.


 12- Ne répondez pas systématiquement à tous vos mails. Parfois mieux vaut ignorer une simple information. Pour recevoir moins d'emails, l'astuce est d'en envoyer moins... Réfléchissez bien avant de prendre la décision de poster un email.


13- Envoyez vos messages pendant les heures de bureau. Vous ne serez pas valorisé aux yeux de la plupart de vos interlocuteurs professionnels si vous leur envoyez un mail à 1h du matin. Si vous rédigez un mail en dehors des heures ouvrables, placez le dans vos brouillons, programmez une alerte dans votre agenda pour ne pas oublier et envoyez le en arrivant à votre bureau.


14- Si vous rédigez un message important contenant des images ou une organisation particulière, envoyez vous le d’abord à vous même. A réception, vous vérifierez ainsi que la mise en forme est bien conforme à votre objectif. A froid et sous un autre format, vous y trouverez probablement des erreurs ou des corrections à faire avant d’envoyer le mail final.


15-  Si vous recevez un message d’erreur suite à l’envoi d’un email, appelez immédiatement votre interlocuteur pour vérifier et corriger l’adresse email que vous utilisez.


16- Lorsque vous rédigez un mail sensible dont le contenu doit être soigné, commencez par rédiger le corps du texte. Attendez de renseigner l’adresse mail de votre interlocuteur ; sans cette précaution vous pourriez faire une erreur de manipulation et envoyer un texte qui ne serait pas finalisé ce qui serait un peu gênant.


17- Suivant les opérateurs ou les services, une taille maximale de fichiers en pièces jointes peut être exigée. Si vous devez envoyer des fichiers volumineux, optez pour le transfert via un service adapté. Par exemple, transfernow.net permet de partager et d’envoyer des gros fichiers gratuitement jusqu'à 2 Go par transfert !


18- Si vous êtes submergé d’emails, utilisez un anti spams tel que spamsenmoins.com qui filtre tous les nouveaux expéditeurs. Suivant vos objectifs, vous en trouverez une liste complète ici http://www.arobase.org/spam/antispam/logiciels-antispam.htm

Si vous le pouvez et si vous êtes amenés régulièrement à vous enregistrer dans des listes ou des bases de données, communiquez une adresse mail ponctuelle différentes de l’adresse principale. En cas de spams, il suffira de supprimer le mail affecté et infecté.


19- N'oubliez pas qu'un appel téléphonique permet souvent de gagner du temps pour éviter de multiples échanges de mails qui sont souvent soumis à des contraintes rédactionnelles. La messagerie instantanée (ou chat) est une alternative également intéressante lorsque de nombreux petits échanges sont nécessaires pour traiter un sujet.


21- En fonction de votre activité et/ou des exigences de transparence, le fait de partager votre agenda permet de limiter vos échanges. Une FAQ (foire aux questions sur votre site) est aussi un moyen de limiter vos échanges répétitifs. Pensez à enrichir votre FAQ lorsque vous envoyez des mails techniques ou explicites.


23- Si vous devez gérer un grand nombre d’interlocuteurs différents (clients, prospects, fournisseurs, contact…) l’utilisation d’un CRM est une solution optimale. Un CRM ( acronyme de « Customer Relationship Management » ou « Gestion de la Relation Client ») est un outil qui permet de gérer les contacts et les mails associés ; vous retrouverez ainsi pour chaque interlocuteur l’historique des mails envoyés et des commentaires associés. http://leadalead.com/fr est une solution très intéressante pour les petites structures, TPE, PME...


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Les différentes solutions

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